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6 étapes pour organiser votre événement hybride à La Cité des Congrès de Nantes :

Technologie

Publié le 19 octobre 2020

L’essence même d’un événement de La Cité des Congrès est la rencontre, les échanges et le sens de l’accueil.

Cependant, pour faire face aux contraintes sanitaires actuelles, La Cité des Congrès a mis en place de nouveaux services digitaux pour offrir une expérience à distance en complément d’événements physiques. La rencontre devient un événement hybride où des conférenciers à distance peuvent intervenir en duplex dans une plénière ou des participants à distance et en présentiel peuvent et profiter d’un même contenu.

Le digital vient soutenir l’événement avec des service créatifs, innovants et engageants, permettant d’accroitre la portée d’un événement physique !

1/ Définir son objectif

Le Cité peut vous accompagner dans la mise en œuvre technologique de l’événement hybride et en particulier sur la dimension virtuelle. Cependant, avant d’opter pour un format, il est important de mener en amont un travail de réflexion sur l’objectif de votre événement. Vous devez au préalable déterminer ce que vous attendez du volet du site, de la composante digitale et ce que vous recherchez de l‘expérience de l’événement hybride globale. Demandez-vous ce que l’événement peut et doit apporter aux différentes parties prenantes.

Comme tout événement physique ou hybride, il est nécessaire de définir le profil de votre audience afin d’identifier l’expérience digitale en adéquation avec leurs attentes. Qu’est-ce qui motive les participants à se joindre à votre évènement ? Contenu ? Networking ? Conférence ? Expo… ?

De cette réflexion, découlera le type de services digitaux à mettre en place afin de renforcer votre dispositif et atteindre vos objectifs alignés sur les attentes de votre public.

2/ Quel format choisir ?

La Cité des congrès de Nantes met en œuvre 4 solutions non exclusives :

  • Streaming : la diffusion live sur les réseaux sociaux, sur un site web dédié
  • Interactivité présentielle et distancielle en plénières/conférences
  • Ateliers avec visioconférence, avec traduction…
  • Duplex en visioconférence pour intervenant à distance

Les équipes logistiques et techniques de La Cité peuvent vous accompagner dans vos réflexions pour sélectionner le format le plus approprié à votre événement.

Ils pourront aussi vous conseiller sur l’utilisation des différents espaces de La Cité, en adéquation avec la nature de votre événement afin de maximiser l’expérience en présence et à distance.

Pour aller plus loin, La Cité des Congrès dispose aussi d’un réseau de partenaires qui peut être engagé à vos côtés pour des manifestations plus complexes.

4/ Quelle solution technique choisir ?

Vous n’avez pas à vous questionner sur la mise en œuvre technologique. En fonction des types d’événements hybrides sélectionnés et l’espace choisi, le personnel technique déterminera les différentes configurations techniques à mettre en œuvre tant matériel que logiciel. Vivez votre événement en toute quiétude.

5/ Comment préparer les petits détails ?

Quelques jours avant votre événement, des échanges seront nécessaires avec nos équipes afin d’ajuster les derniers détails techniques :

  • la validation des noms des intervenants ou des modérateurs,
  • la liste des sites de diffusion pour le streaming,
  • la validation des contenus à diffuser…

Dans certains cas, une répétition sera planifiée.

6/ Et votre contenu.

Une expérience à distance doit être désignée en tant que tel et ne pas être une simple digitalisation d’un événement physique. Il est important pour les animateurs et les intervenants de prendre en compte le format hybride de l’événement. Le contenu doit être engageant, dynamique et rythmé. Les solutions d’interactivité disponibles pour tous, assis en salle ou derrière un écran, maintiennent l’engagement du participant.

En complément, La Cité peut vous conseiller dans les différents rôles de votre événement. Elle peut vous guider sur ce qu’il faut faire ou ne pas faire pour les animateurs, les modérateurs, les intervenants. Ce sont des petits plus qui font la réussite de votre événement hybride et qui sont les clés dans l’expérience du participant.

Ainsi tout est prêt le jour J.