Accueil des événements : à La Cité des Congrès, on sait recevoir !
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Publié le 8 février 2023
Accueillir les visiteurs, aider les participants aux événements à se repérer, les mettre en relation avec les bons interlocuteurs… les missions de Véronique et Geneviève sont indispensables au bon fonctionnement des événements. L’une et l’autre rattachées à la direction des ventes et de l’expérience client, leurs rôles sont toutefois bien distincts.
Coup de projecteur sur Véronique et Geneviève. Leur expérience (plus de quarante ans de Cité à elles deux) et leur connaissance du lieu contribuent au bon accueil des congressistes et des visiteurs.
Un rôle essentiel !
Geneviève : un accueil des événements aux petits oignons
Son rôle, Geneviève le résume en quelques mots-clés : recrutement, planification, encadrement, avec comme objectif la satisfaction du client.
« Je constitue les équipes qui auront pour missions d’accueillir les congressistes, de procéder à l’émargement et à la distribution de badges, de gérer le vestiaire ou encore de les guider sur les différents lieux de l’événement. Le facteur ressources humaines est essentiel.
Les personnes que je recrute sont en contact direct avec le client, elles doivent pouvoir s’adapter à toutes les situations, répondre aux questions et parer aux imprévus. Il faut identifier les bons profils, c’est l’image de professionnalisme de La Cité qui est en jeu ! ».
Selon la taille des événements, Geneviève gère des équipes de 2 à 100 personnes. Pour les manifestations d’envergure, elle s’appuie sur des coordinateurs formés par ses soins.
« Nous sommes l’un des rares centres de congrès à proposer un service d’accueil intégré »
Au fil du temps, Geneviève s’est en effet constitué un vivier de collaborateurs occasionnels fiables et compétents, qui conjuguent « une présentation et une expression irréprochables, ainsi que savoir-être, dynamisme, et réactivité ». Tous ont droit à une visite du site et reçoivent des consignes précises en amont de l’événement. « Nous sommes l’un des rares centres de congrès à proposer un service d’accueil intégré à nos clients », se félicite Geneviève.
Si tous les organisateurs ne retiennent pas cette prestation, ceux qui y recourent la plébiscitent. « Employer des personnes qui connaissent les lieux est un gage de qualité. Je suis moi-même régulièrement présente sur le terrain pour m’assurer que tout se passe bien… mais aussi pour partager un moment avec mes équipes » confie celle que le goût du contact et des rencontres animent. « C’est également l’occasion de travailler en collaboration avec mes collègues chargés d’affaires et chargés de productions. » Si la visibilité réduite des demandes lui complique parfois la tâche, l’obligeant à jongler avec les plannings, Geneviève semble trouver son compte dans ce qui peut parfois ressembler à un casse-tête. « J’aime assez jouer au Tetris », s’amuse cette pro de l’organisation.
Véronique : l’accueil général, point névralgique de La Cité des Congrès
Dès les portes franchies, c’est le premier visage… et le premier sourire offert aux visiteurs de tous bords : public venu chercher des informations sur un spectacle, professionnels en rendez-vous, spectateur en quête d’une écharpe oubliée, livreurs, etc. « Je vois tout passer », résume celle qui a vu les effectifs de La Cité progresser de quarante à cent personnes et a connu « les petits mots déposés sur les bureaux » avant le règne du numérique. Une ancienneté qui ne l’empêche nullement de jongler avec les outils bureautiques et de communication actuels.
Après un parcours qui lui a fait découvrir différentes facettes du métier (dont l’accueil des congressistes, mission aujourd’hui occupée par Geneviève), Véronique se consacre désormais exclusivement à l’accueil général et au standard. « 90 % des appels concernent des demandes pratiques sur les spectacles : où se garer, combien de temps ça dure, etc. Les objets perdus sont aussi mon lot quotidien. » Un caractère parfois répétitif, compensé par la grande autonomie dont Véronique reconnaît bénéficier. « Je m’organise, je gère ma petite activité », se plait-elle à commenter. « J’ai notamment à cœur de créer des outils pour les personnes qui occupent mon poste en mon absence. »
Après plusieurs mois dans une guérite améliorée, aménagée le temps des travaux, Véronique se réjouit d’investir prochainement l’espace accueil entièrement rénové. Une opportunité qu’elle ne manquera pas de saisir pour renouveler l’organisation de son espace de travail.
Vous l’aurez compris, à La Cité, on prend très au sérieux le bon accueil des congressistes et des visiteurs ! Aux qualités précieuses de Véronique et Géneviève s’ajoutent celles d’Emilie, responsable de l’accueil sur les événements culturels. Une équipe de choc… pour un accueil des événements au top !
