Événement : dans les coulisses de Nantes Digital Week, une production signée La Cité des Congrès de Nantes
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Publié le 11 mai 2023
Depuis 10 ans, Nantes Digital Week réunit grand public et professionnels autour d’un programme riche et éclectique. Ce « festival du numérique pour tous » s’étend maintenant sur dix jours, mais à La Cité des Congrès, c’est toute l’année qu’on travaille à sa production ! Dans les coulisses de l’événement numérique le plus rassembleur de France, avec la cellule de production des événements économiques.
Conférences, salons professionnels, ateliers, expositions, expériences à vivre en famille… Nantes Digital Week soufflera sa dixième bougie du 14 au 24 septembre prochain. Si l’événement s’adresse à tous les publics, c’est à la cellule de production d’événements économiques que revient son organisation. « En notre qualité de SPL (société publique locale), nous sommes mandatés par Nantes Métropole pour produire des événements en lien avec les filières d’excellences et les sujets stratégiques du territoire », explique Virginie Priou, cheffe de projet et partenariats.
Le rôle de l’équipe ? « mettre en œuvre et concevoir de toutes pièces les événements commandés par la collectivité ».
Un événement hors les murs
Reflet de la vitalité de l’écosystème numérique nantais, Nantes Digital Week a pris une telle ampleur en dix ans qu’elle occupe l’équipe de huit personnes une bonne partie de l’année. « L’événement est unique à plus d’un titre : il s’adresse à différents publics, sous des formats variés, et se déroule dans une cinquantaine de lieux de la métropole. La Cité des Congrès n’accueille que deux ou trois rendez-vous, comme cette année le Salon de la Data et le salon City Health Care ».
Animer une communauté de contributeurs
Autre particularité, et non des moindres : le programme est issu de la contribution des acteurs économiques et associatifs du territoire. Les équipes sont sur le pont dès janvier pour orchestrer cette participation collective.
Première étape : l’appel à manifestation d’intérêt. « Nous avons reçu cette année plus de 130 propositions de la part d’entreprises, d’associations, d’écoles, etc. » commente Katie Griffiths, chargée de programmation et éco-conception. Sa mission : faire de ces suggestions disparates et parfois concurrentes un programme lisible et équilibré. « Nous étudions toutes les idées pour faire émerger les grandes thématiques, avec une attention particulière portée aux aspects environnementaux et sociaux comme le numérique responsable, la parité, l’éco-conception ou l’accès à l’emploi. »
La co-construction de l’événement à l’œuvre
Après une première sélection, établie en lien avec Nantes Métropole, place à la co-construction. « Nous organisons des ateliers de coopération entre les contributeurs, dans un esprit de jeu à la Nantaise. Il s’agit à la fois de regrouper des thématiques proches et de permettre à des porteurs de projets isolés de trouver des partenaires. Il faut en effet au minimum deux structures pour porter un événement. ».
Objectif : une programmation finalisée dès la fin du mois de mai.
La communication sur tous les fronts
Et pour que le public soit au rendez-vous en septembre, les actions de communication démarrent aussi des mois à l’avance. Lancement de l’appel à manifestation en janvier, newsletter dédiée pour les contributeurs, préparation des ateliers… « nous sommes en back office de tous les temps forts », résume Mélanie Popo, chargée de projets communication.
Une fois le programme validé, elle s’attèle à la visibilité de l’événement sur les différents canaux : site web, newsletter, réseaux sociaux, médias, print … Réalisée avec les autres membres de l’équipe et l’appui de prestataires, la mission communication s’étire jusqu’aux jours J « et même au-delà, à l’heure des remerciements et des bilans ».
Entretemps, Virginie aura conclu les partenariats indispensables à la réussite de l’événement tout en assurant la coordination de l’équipe et la relation avec Nantes Métropole. Passé l’événement, la cellule de production des événements économiques aura peut-être quelques jours de répit… avant de s’attaquer à l’édition suivante !
Les contributeurs : une communauté bien accompagnée
En lien avec ses partenaires, la cellule de production des événements économiques accompagne les contributeurs sur deux volets :
- Le Green Hacking
Depuis sept ans, l’opération « Green Hacking » vise à rendre les évènements de la Nantes Digital Week plus responsables d’un point de vue éthique, social et écologique. Tous les organisateurs d’événements doivent s’engager sur un minimum de 8 actions parmi plus de 30 possibles en faveur d’un événement éco-conçu. Pour les accompagner, l’équipe édite un « Guide du Green Hacking » et organise un atelier avec le REEVE (Réseau des éco-évènements).
- La communication
En plus de la promotion faite par l’équipe de La Cité, les contributeurs sont accompagnés pour communiquer sur leur propre événement grâce à un guide de communication, un atelier dédié, des webinars et une permanence sur le sujet.
