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5 conseils pour organiser un événement en toute sécurité à La Cité des Congrès de Nantes :

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Publié le 19 octobre 2020

Pour un événement réussi, nous vous recommandons de bien décomposer chaque séquence de votre événement, d’en anticiper les flux afin d’éviter au maximum toute situation de non-distanciation physique. Le participant doit à tout moment avoir un sentiment de sécurité sanitaire. Il faut savoir se montrer ferme concernant le respect des mesures de prévention contre la Covid19, il en va de votre responsabilité d’organisateur.
A La Cité des Congrès de Nantes, tous nos process/métiers bénéficient de l’Attestation d’adéquation des mesures de prévention du Bureau Véritas vous garantissant respect des normes en vigueur tout au long des étapes de votre événement.

1/ Accueillez vos participants

Le port du masque est obligatoire dès l’entrée à La Cité des Congrès de Nantes. Nous vous recommandons de prévoir un stock disponible à distribuer. Du gel hydro alcoolique est à disposition à l’entrée de La Cité des Congrès, à l’accueil de votre événement et dans les espaces communs.

Les participants sont invités à respecter une file d’attente à l’accueil avec 1 m de distanciation. Nous vous recommandons de les guider avec un flux de circulation adapté (potelets, marquages au sol, séparation entrée/sortie…) Il est aussi préférable de rappeler, par de l’affichage et des messages audio, les gestes barrières.

La remise de documentation ne peut plus être mise en libre-service.

 

2/ Les salles et auditoriums de votre événement

Quel que soit l’événement que vous organisez, nous vous proposons de privilégier des espaces plus grands pour respecter le principe de distanciation de 1 siège sur 2.

La Cité des Congrès propose des espaces adaptés et flexibles. Une offre exceptionnelle sur le locatif vous est proposée pour toute demande faire avant le 31 décembre 2020 pour un événement organisé avant le 31 mars 2021.
Afin de vous accompagner dans cet effort de distanciation, nous effectuons un nettoyage minutieux des espaces, du matériel technique et informatique utilisés à l’aide de désinfectant adapté, à intervalles réguliers.

 

3/ De l’espace pour votre salon

Il est recommandé d’utiliser une surface d’exposition plus grande pour respecter le principe de distanciation de 1m par participant. Vous minimiserez les contacts en organisant le parcours de circulation dans l’exposition de l’entrée à la sortie. Il est aussi judicieux d’organiser, en amont, les rendez-vous sur les stands afin d’éviter les fils d’attente.

 

4/ Et comment se restaurer ?

La Cité des Congrès de Nantes privilégie la restauration assise en adaptant la capacité des tables. Plus personne n’est collé à son « voisin », par exemple une table de 10 personnes se transforme en table pour 6/7 convives.

Le traiteur organise un service soit à table, soit sur un buffet avec service, le libre-service étant déconseillé. Là aussi, une file d’attente est définie avec un sens de circulation pour éviter les croisements. Nous vous suggérons également d’opter pour les plats en bocaux individuels fermés.

Pour vos pauses ; le petit café/viennoiserie est toujours un moment de convivialité et il est proposé avec un service à la personne – tables et chaises à disposition.

 

5/ Le plan sanitaire de La Cité des Congrès de Nantes

La Cité des Congrès a mis en place un plan sanitaire rigoureux et engagée.
Nous attachons un grand soin aux tournées de nettoyage par une « brigade anticovid » en continu, dans tous les espaces communs, afin de nettoyer les points de contacts (bouton, poignées de porte, rampes…)
Le gel hydroalcoolique est à disposition dans tous les espaces communs de La Cité des Congrès.

Le renouvellement en air neuf des espaces pour les ventiler est systématisé et la climatisation est arrêtée. Pour information, les centrales d’air sont équipées de filtres HQ85 utilisés notamment dans le secteur hospitalier capables de retenir au minimum 60% des particules ≤1 nanomètre

Nous limitons le nombre d’utilisateur dans les ascenseurs.

Un affichage sur les gestes barrières est rappelé dans l’ensemble du bâtiment.

Nos prestataires sont à nos côtés pour assurer une démarche de qualité et de sécurité.

Une salle est dédiée pour isoler un cas symptomatique avec process d’accès a été mis en place.

  • Enfin, un point hebdomadaire est fait avec les services de la Préfecture pour évaluer la situation sanitaire dans le département de Loire-Atlantique.
  • La Cité a une attestation d’adéquation des mesures de prévention sanitaire par le Bureau Véritas
  • La destination Nantes a mis en place une Charte Sanitaire « Nantes Travel Safe »